Условия использования VERUM DOC AI

1 Назначение Сервиса

1.1. VERUM DOC AI — электронная библиотека документов с AI-помощником. Сервис помогает хранить и находить рабочие материалы, работать с их редакциями, задавать вопросы по содержанию и проверять ответы по найденным цитатам и источникам. Сервис предназначен прежде всего для корпоративных и профессиональных задач.

1.2. Сервис предоставляется по модели SaaS: пользователь работает через интернет-интерфейс. Доступ к функциям не означает приобретение исключительных прав на программу, передачу её серверной копии или исходного кода, за исключением прав, прямо предоставленных отдельным соглашением или лицензиями соответствующих компонентов.

1.3. В Условиях Организация означает лицо, организующее работу своей библиотеки; Пользователь — лицо, получившее доступ; Администрация Сервиса — лицо, обеспечивающее предоставление и сопровождение Сервиса. Материалы включают файлы, редакции, изображения, извлечённый текст, реквизиты, названия, метаданные, запросы и комментарии. Результаты — поисковые подборки, AI-ответы, ссылки и результаты автоматического анализа.

1.4. Сервис не заменяет юридическую экспертизу, кадровый учёт, обязательное архивное хранение, утверждение внутренних актов или профессиональный контроль. Решения о применении документов и использовании Результатов принимают уполномоченные люди.

2 Доступ и полномочия пользователей

2.1. Доступ предоставляется в пределах назначенных пользователю прав. Организация определяет состав пользователей, роли, группы и разрешения на Материалы, проверяет полномочия администраторов и своевременно прекращает доступ лиц, утративших такие полномочия.

2.2. Пользователь сохраняет конфиденциальность средств доступа, не передаёт их посторонним и сообщает своему администратору о подозрении на компрометацию или неправомерный доступ. Наличие учётной записи не даёт права читать чужие документы или изменять разрешения вне предоставленных полномочий.

2.3. Организация отвечает за правильность выданных ею разрешений. Администрация Сервиса отвечает за исполнение собственных обязанностей по техническому применению модели доступа и защите информации. Ошибка одной стороны не исключает ответственности другой за её собственное нарушение.

2.4. Роль администратора в интерфейсе сама по себе не подтверждает право принимать финансовые обязательства от имени Организации, разрешать обработку данных других лиц или распоряжаться чужими интеллектуальными правами.

3 Функции и технические ограничения

3.1. Доступный состав функций определяется конфигурацией Организации: библиотека и редакции документов, поиск, AI-ответы с источниками, сопоставление материалов, роли и средства дополнительной защиты. Демонстрация, описание планов развития или наличие функции в другой конфигурации не означают её включения в предоставленный доступ.

3.2. Поддерживаемые форматы, языки, ограничения размера файлов, числа документов, редакций, пользователей, хранилища и AI-запросов определяются условиями доступа и фактическими настройками Сервиса. Пользователь соблюдает доведённые до него ограничения; предоставление доступа не означает безлимитного использования.

3.3. Качество распознавания и поиска зависит от содержания и качества файлов. Повреждённые, зашифрованные, плохо отсканированные или необычно оформленные документы могут обрабатываться частично либо не обрабатываться. Предупреждение о частичном распознавании требует проверки исходного файла и извлечённого текста.

3.4. Для работы необходимы совместимый браузер, доступ в интернет и исправное оборудование пользователя. Корпоративный вход, миграция данных и интеграции предоставляются в согласованном объёме, а не предполагаются автоматически.

4 Размещение и актуальность документов

4.1. Организация размещает только Материалы, которые вправе использовать и передавать для предусмотренной обработки. Это могут быть регламенты, инструкции, договоры, материалы технической поддержки и иная рабочая документация с соблюдением ограничений настоящих Условий.

4.2. Организация определяет статус документа, действующую редакцию, область применения и круг допущенных пользователей. Загрузка файла сама по себе не утверждает документ, не подтверждает его подлинность и не придаёт ему юридической силы.

4.3. Пользователь проверяет реквизиты и содержание исходного документа, особенно при расхождениях между редакциями, неполном распознавании или наличии противоречащих материалов. Ответ Сервиса не изменяет исходный документ и не заменяет установленный в Организации порядок его утверждения.

4.4. Организация сохраняет собственные экземпляры значимых исходных файлов. Сервис не должен использоваться как единственный обязательный архив без отдельно согласованных условий хранения и восстановления.

5 Недопустимые материалы и действия

5.1. В библиотеку, запросы и другие Материалы запрещено включать персональные данные физических лиц. Ограничение относится также к именам файлов, подписям, изображениям, сканам, приложениям, комментариям, скрытым слоям, истории изменений и метаданным. До передачи файла необходимо удалить такие сведения либо обезличить их так, чтобы по передаваемой информации нельзя было определить соответствующее лицо.

5.2. Не допускается размещение государственных секретов, сведений, передача которых запрещена законом, а также информации со специальным режимом обработки, который не согласован и не обеспечен для Сервиса. Коммерческая тайна и иные конфиденциальные материалы допускаются только при наличии полномочий на их передачу и правомерности всех предусмотренных способов обработки.

5.3. Запрещаются обход прав доступа и технических ограничений, использование чужих учётных записей, вмешательство в инфраструктуру, распространение вредоносного кода, несогласованные нагрузочные испытания и использование Сервиса для нарушения закона или прав других лиц.

5.4. При обнаружении ошибочной загрузки запрещённых сведений пользователь прекращает их дальнейшее распространение, сообщает администратору Организации и Администрации Сервиса и указывает, какие Материалы затронуты. Не следует повторно передавать избыточные персональные или секретные сведения в сообщении об инциденте.

6 Обнаружение и маскирование данных

6.1. Средства обнаружения и маскирования персональных данных являются дополнительной защитной мерой. Они могут ошибаться, пропускать сведения или неверно определять их характер. Успешная загрузка, обработка файла или отсутствие предупреждения не подтверждают отсутствие персональных данных и не разрешают их размещение.

6.2. Маскирование извлечённого текста либо фрагментов для внешней AI-обработки не означает удаления соответствующих сведений из исходного файла, предыдущих редакций и других сохранённых копий. Визуальное закрытие текста также недостаточно, если скрытое содержание можно извлечь из файла.

6.3. Организация обеспечивает законность получения исходных материалов и их подготовку до передачи в Сервис. Наличие согласия физического лица не отменяет установленный настоящими Условиями запрет на персональные данные в библиотеке и запросах.

6.4. Если персональные данные всё же поступили, Администрация Сервиса сохраняет собственные предусмотренные законом обязанности по их защите, ограничению обработки и устранению нарушения. Указание на ошибку пользователя не отменяет этих обязанностей.

7 Данные учётных записей и служебная информация

7.1. Запрет на персональные данные в Материалах не относится к минимально необходимым сведениям для управления доступом и обеспечения безопасности: рабочему идентификатору, рабочей электронной почте, принадлежности к Организации, назначенным ролям и группам, отображаемому имени при необходимости, а также техническим сведениям о сеансах и действиях пользователей.

7.2. Для такой обработки требуются надлежащее информирование и предусмотренные законом основания. Если необходимо согласие, оно должно быть подтверждаемым и содержать требуемые законом сведения. Назначение учётной записи Организацией, вход в Сервис или согласие с общими правилами не заменяют необходимое согласие каждого субъекта персональных данных.

7.3. Применяются требования законодательства Республики Казахстан к целям, необходимому составу, срокам, защите, местам хранения и трансграничной передаче персональных данных. Настоящие Условия не разрешают произвольную передачу данных аккаунтов внешним AI-моделям и не являются отдельным согласием на обработку персональных данных.

7.4. Запросы о доступе к данным, исправлении, отзыве согласия, блокировании и удалении рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные законом. Организация и Администрация Сервиса исполняют каждая свои обязанности; внутренние роли в интерфейсе не ограничивают законные права физического лица.

8 Использование AI и проверка результатов

8.1. Часть функций VERUM DOC AI использует искусственный интеллект. Генерируемые ответы, смысловые связи и кандидаты на противоречия являются вспомогательными результатами автоматической обработки, а не окончательным установлением фактов или обязательным решением.

8.2. Сервис не гарантирует абсолютную полноту поиска, обнаружение всех противоречий, безошибочное распознавание и правильность каждого AI-ответа. Ссылка на документ не отменяет необходимости проверить, подтверждает ли конкретный источник сформулированный вывод и применима ли указанная редакция.

8.3. Перед юридически, финансово, кадрово или иным образом значимым решением пользователь проверяет Результат по исходным Материалам и, когда это необходимо, привлекает компетентного специалиста. Сервис не предназначен для автономного принятия решений, затрагивающих права людей, без надлежащего человеческого контроля.

8.4. Неполный ответ, сообщение о недостаточности источников или невозможность подтвердить вывод не следует заменять предположением, что требуемое правило отсутствует. При необходимости нужно уточнить вопрос, проверить состав библиотеки, права доступа и первоисточник.

8.5. Пользователь вправе запросить разъяснение результата, затрагивающего его права, и сведения об использованных источниках в пределах, допускаемых законом и правами на информацию. Он вправе отказаться от взаимодействия с AI в случаях, когда такое взаимодействие не обязательно по закону. При распространении Результатов соблюдаются применимые требования к обозначению AI-контента и права на исходные материалы.

9 Конфиденциальность и внешняя обработка

9.1. Непубличные Материалы и Результаты используются для предоставления согласованных функций, поддержки и обеспечения безопасности. Доступ к ним предоставляется только в необходимом объёме уполномоченным лицам, связанным обязанностью конфиденциальности. Отсутствие грифа конфиденциальности само по себе не делает документ общедоступным.

9.2. Обработка может включать хранение, распознавание, извлечение текста, индексирование, создание поисковых связей и генерацию ответов. Для отдельных операций могут привлекаться внешние технологические сервисы. Объём текста, передаваемый при индексировании, может отличаться от набора фрагментов, используемого для конкретного ответа.

9.3. До соответствующей внешней обработки должны быть определены получатели, цели, категории передаваемых сведений, страны обработки, сроки хранения и применимые условия использования. Пользователю и Организации предоставляется необходимая информация; нераскрытые условия не означают разрешения передавать любые данные любым получателям.

9.4. Материалы не разрешается использовать для самостоятельной рекламы, продажи информации или обучения и дообучения моделей общего назначения. Индексирование для поиска по библиотеке не означает согласия на обучение общей модели. Условия привлечения внешних исполнителей должны соответствовать этим ограничениям.

9.5. Конфиденциальность не препятствует обязательному законному раскрытию в необходимом объёме. При инциденте затронутой Организации сообщаются существенные известные обстоятельства без неоправданной задержки, если уведомление не запрещено законом. Обязательные уведомления органов и субъектов данных исполняются самостоятельно ответственными за них лицами.

10 Права на программу и материалы

10.1. Права на загруженные Материалы сохраняются у Организации и иных законных правообладателей. Их размещение предоставляет только необходимое для работы Сервиса право технической обработки и не означает передачу права продавать, публиковать или самостоятельно использовать содержание документов.

10.2. Права на программные компоненты, интерфейс и технические решения принадлежат соответствующим правообладателям. Пользователь использует доступные функции в пределах предоставленного доступа. Условия не ограничивают права, которые прямо предоставлены лицензиями свободных и иных сторонних компонентов или обязательными нормами закона.

10.3. Результаты можно использовать с соблюдением прав на исходные Материалы и требований закона. Исключительность, охраноспособность и отсутствие совпадений AI-ответов с результатами других лиц не гарантируются. Наименование, логотип и документы Организации не должны использоваться в публичном кейсе или рекламе без её отдельного разрешения.

11 Отдельные PDF-инструменты

11.1. Публичный PDF-редактор VERUM DOC является отдельным инструментом. Его браузерные функции обрабатывают выбранные файлы на устройстве пользователя; добавление результата в библиотеку VERUM DOC AI выполняется отдельным действием. Наличие PDF-редактора не означает автоматической загрузки файла в SaaS или гарантии его последующего распознавания.

11.2. После редактирования, сжатия, распознавания или изменения страниц необходимо проверить сохранённый файл: содержание, читаемость, порядок страниц, поля форм и иные значимые элементы. Нарисованная или вставленная подпись сама по себе не является электронной цифровой подписью, отвечающей требованиям законодательства Республики Казахстан.

11.3. Права на используемые в PDF-редакторе сторонние компоненты определяются их лицензиями. Доступные сведения об исходном коде и лицензиях сохраняют силу независимо от настоящих Условий.

12 Обновления и поддержка

12.1. Программные компоненты и интерфейс могут обновляться для развития функций, исправления ошибок и обеспечения безопасности. Обновление не должно использоваться для скрытого изменения согласованных целей обработки данных или существенного уменьшения отдельно оплаченного функционального объёма.

12.2. Конкретный процент доступности, круглосуточная поддержка, фиксированные сроки устранения ошибок, резервирования и восстановления действуют только при их прямом согласовании. Сам факт размещения сайта или предоставления учётной записи не устанавливает такие показатели. Это не отменяет обязательных требований закона и согласованных обязательств.

12.3. Вопросы о правах и документах пользователь направляет администратору своей Организации. Технические обращения и запросы о работе AI передаются Администрации Сервиса по каналу, согласованному при предоставлении доступа. Для проверки обычно достаточно времени события, идентификатора запроса или документа и описания проблемы без избыточного раскрытия содержания.

13 Ограничение и прекращение доступа

13.1. Доступ может быть ограничен при прекращении полномочий пользователя, завершении согласованного периода, превышении установленных лимитов, нарушении правил использования, угрозе безопасности или обязательном требовании уполномоченного органа. Меры должны соответствовать характеру и последствиям обстоятельства.

13.2. Если характер нарушения позволяет, пользователю или Организации сообщаются причина и порядок её устранения. При непосредственной угрозе, противоправном использовании или обязательном законном требовании меры могут приниматься без предварительного предупреждения с последующим уведомлением, если оно допускается законом.

13.3. Прекращение доступа не отменяет обязательств по конфиденциальности, защите данных, законным обращениям и расчётам за фактически предоставленные услуги. Право прекратить взаимодействие с AI и права на отказ от услуг реализуются с учётом обязательных норм и условий соответствующего договора.

14 Хранение и завершение работы с материалами

14.1. Организация заранее сохраняет нужные исходные файлы и согласовывает порядок передачи сохранившихся Материалов при завершении доступа. Обращение о передаче или удалении может исполняться административно; наличие специальной автоматической кнопки не предполагается.

14.2. Условия хранения, резервного копирования, передачи и удаления определяются целями обработки, законом и отдельно согласованными эксплуатационными условиями. Сохранение резервной копии не даёт права продолжать запрещённое аналитическое использование или бессрочно удерживать данные после прекращения законного основания.

14.3. Обязательные сроки и основания блокирования, удаления, уничтожения либо сохранения сведений имеют приоритет. При восстановлении резервной копии должны учитываться ранее исполненные законные требования об исключении данных. Наличие собственных копий у Организации не освобождает Администрацию Сервиса от её согласованных и обязательных обязанностей.

15 Коммерческие условия и ответственность

15.1. Стоимость, период, лимиты платного доступа и дополнительные работы определяются отдельным соглашением до возникновения соответствующего обязательства. Вход на сайт, предоставление учётной записи или использование демонстрации сами по себе не означают согласия на автоматическое списание денег или приобретение не согласованных услуг.

15.2. Бесплатный пилот, если он предоставлен, не превращается в платную подписку автоматически. Увеличение платного объёма, новая цена и дополнительные работы требуют предварительного согласования. Уже принятые денежные обязательства и обязательные правила возврата средств не изменяются одной лишь публикацией новой редакции страницы.

15.3. Ответственность за нарушения определяется законодательством и применимым договором с учётом обязанностей каждого участника, причинной связи и доказанных последствий. Ограничения качества AI не отменяют ответственности за собственные нарушения безопасности, конфиденциальности или обязанности предоставить согласованные функции.

15.4. Настоящие Условия не устраняют ответственность за умышленное нарушение, не исключают обязательный возврат платы за непредоставленные услуги и не ограничивают права субъектов персональных данных либо потребителей, когда соответствующие нормы применимы. Сбой внешнего сервиса, оборудования или кибератака не признаются непреодолимой силой автоматически.

16 Обращения и изменение условий

16.1. Пользователь может сообщить об ошибке, запросить разъяснение затрагивающего его права AI-результата или обратиться по вопросам данных через администратора Организации либо согласованный канал связи с Администрацией Сервиса. В запросе указываются обстоятельства и сведения, необходимые для его рассмотрения. Такой порядок не ограничивает право непосредственно обратиться к ответственному лицу, уполномоченному органу или в суд в предусмотренных законом случаях.

16.2. До начала работы пользователю должна быть предоставлена возможность ознакомиться с Условиями и существенными ограничениями Сервиса. Организация доводит до своих пользователей применимые правила. Существенные изменения правил и обработки информации сообщаются через доступный согласованный канал; изменения, требующие отдельного согласия или изменения договора, не подменяются обычным обновлением страницы.

16.3. К отношениям по использованию Сервиса применяется законодательство Республики Казахстан в применимой части. Обязательные нормы имеют приоритет перед противоречащими им положениями. Споры рассматриваются с соблюдением установленной законом подведомственности и подсудности; использование Сервиса само по себе не означает согласия на передачу спора в арбитраж.

16.4. Если отдельное положение не может применяться, остальные положения сохраняют действие в допустимой законом части. Настоящие Условия не заменяют необходимое согласие на обработку персональных данных, раскрытие сведений об их фактической обработке или отдельно согласованные коммерческие условия.